Tilikauden päättyessä vuodenvaihteessa yrittäjällä on edessään joukko käytännön tehtäviä, jotka valmistelevat yrityksen tilinpäätöstä varten. Yksi tärkeimmistä näistä on inventaario. Monelle yrittäjälle inventaario tuntuu rutiinilta, jonka merkitys jää epäselväksi, mutta todellisuudessa se vaikuttaa suoraan tilinpäätöksen oikeellisuuteen ja sitä kautta yrityksen verotukseen.
Tässä artikkelissa käymme läpi inventaarion perusteet, sen yhteyden tilinpäätökseen, käytännön toteutuksen vaihe vaiheelta sekä yleisimmät virheet, jotka kannattaa tiedostaa ennen kuin aloitat. Artikkeli on osa laajempaa tilinpäätökseen valmistautumisen opasta, johon kannattaa tutustua kokonaisuuden hahmottamiseksi.
Mitä inventaario tarkoittaa ja mitä se kattaa?
Inventaario tarkoittaa yrityksen omaisuuden fyysistä laskemista ja luettelointia tiettynä ajankohtana. Kirjanpidon näkökulmasta kyse on vaihto-omaisuuden eli käytännössä varaston määrän ja arvon selvittämisestä tilikauden lopussa.
Inventaario kattaa kaiken sen omaisuuden, jonka yritys omistaa mutta jota ei ole vielä myyty tai käytetty. Tyypillisiä inventoitavia eriä ovat myytävät tuotteet, raaka-aineet, puolivalmisteet sekä tarvikkeet. Palveluyrityksissä varasto voi olla pieni tai olematon, mutta esimerkiksi kaupan, rakennusalan tai valmistavan teollisuuden yrityksissä varaston arvo voi olla merkittävä.
Esimerkiksi rautakauppa inventoi 31.12. kaikki hyllyissä olevat tuotteet, kirjaa niiden kappalemäärät ja laskee yhteen niiden hankintahinnan. Tämä summa muodostaa varaston arvon, joka siirtyy tilinpäätökseen.
Miksi vuodenvaihteen inventaario vaikuttaa tilinpäätökseen?
Inventaario on tilinpäätöksen perusta silloin, kun yrityksellä on varastoa. Varaston arvo vaikuttaa suoraan yrityksen tulokseen, koska kirjanpidossa varaston muutos otetaan huomioon tilikauden kuluja laskettaessa.
Yksinkertaisesti ilmaistuna: jos varaston arvo kasvaa tilikauden aikana, tulos paranee. Jos varasto pienenee, tulos heikkenee. Tämä tarkoittaa, että väärin tehty tai kokonaan tekemättä jätetty inventaario voi johtaa virheelliseen tilinpäätökseen, joka ei vastaa yrityksen todellista taloudellista tilannetta.
Kirjanpitolaki velvoittaa yrityksiä tekemään inventaarion tilikauden päättyessä. Kyse ei siis ole vapaaehtoisesta toimenpiteestä, vaan lakisääteisestä velvollisuudesta, joka suojaa sekä yrittäjää että sidosryhmiä luotettavan taloudellisen tiedon avulla.
Inventaarion tekeminen vaihe vaiheelta
Inventaario on selkeä prosessi, kun se tehdään järjestelmällisesti. Alla on käytännönläheinen vaiheistus, joka sopii useimmille pk-yrityksille.
- Valmistelu: Päätä inventointipäivä ja ilmoita siitä henkilökunnalle. Pysäytä mahdollisuuksien mukaan varastotoiminnot inventoinnin ajaksi, jotta tilanne on selkeä.
- Laskenta: Laske kaikki varastossa olevat tuotteet tai raaka-aineet fyysisesti. Kirjaa määrät tuotteittain tai tuoteryhmittäin. Käytä laskentalistaa tai taulukkolaskentaa, jotta tieto on helposti toimitettavissa kirjanpitäjälle.
- Arvottaminen: Merkitse jokaisen tuotteen tai erän hankintahinta. Vaihto-omaisuus arvostetaan pääsääntöisesti hankintahintaan tai sitä alempaan todennäköiseen luovutushintaan, jos tuotteet ovat esimerkiksi vanhentuneet tai pilaantuneet.
- Tarkistus: Vertaa laskettuja määriä varastokirjanpidon saldoihin, jos sellainen on käytössä. Selvitä poikkeamat ennen aineiston toimittamista.
- Dokumentointi: Kokoa inventaariolaskelma selkeäksi yhteenvedoksi, joka on helppo toimittaa kirjanpitäjälle.
Inventointi kannattaa tehdä mahdollisimman lähellä tilikauden päätöspäivää, mieluiten 31.12. tai heti sen jälkeen. Mitä kauemmaksi inventointipäivä siirtyy, sitä enemmän on muistettava, mitä on tapahtunut inventointihetken ja tilinpäätöspäivän välillä.
Yleisimmät virheet inventaariossa ja miten ne vältetään
Inventaariossa tehdyt virheet voivat johtaa tilinpäätöksen vääristymiseen, ja siksi on hyödyllistä tunnistaa tyypillisimmät kompastuskivet etukäteen.
Epätäydellinen laskenta
Yleisin virhe on se, että osa varastosta jää laskematta. Tämä tapahtuu helposti, jos varastoa on useassa paikassa, esimerkiksi varastohallissa, myymälässä ja kuljetusajoneuvossa. Tee ennen inventointia lista kaikista paikoista, joissa tavaraa voi olla, ja varmista, että jokainen niistä käydään läpi.
Väärä arvostustapa
Toinen yleinen virhe on varaston arvostaminen myyntihintaan hankintahinnan sijaan. Kirjanpidossa käytetään hankintahintaa tai sitä alempaa todennäköistä luovutushintaa. Myyntihinta ei kuulu inventaariolaskelmaan.
Vanhentuneen tai pilaantuneen tavaran huomiotta jättäminen
Jos varastossa on tuotteita, joita ei enää voida myydä täyteen hintaan tai lainkaan, niiden arvo on alennettava tai poistettava kokonaan. Tämä on tärkeää, koska yliarvostettu varasto johtaa yliarvostettuun tulokseen.
Ajoitusvirhe
Inventaario tehdään tilikauden päättyessä, mutta kirjauksia tehdään myös sen jälkeen. Varmista, että inventointipäivän jälkeen saapuneet tai lähteneet tavarat eivät sekoitu tilikauden varastosaldoon.
Inventaariolaskelma kirjanpitäjälle: näin toimitat aineiston oikein
Kun inventaario on tehty, tieto on koottava muotoon, josta kirjanpitäjä pystyy sen suoraan hyödyntämään. Hyvin laadittu inventaariolaskelma nopeuttaa tilinpäätöksen valmistumista ja vähentää tarvetta lisäselvityksille.
Inventaariolaskelman tulisi sisältää vähintään seuraavat tiedot:
- Inventointipäivämäärä
- Tuotteet tai tuoteryhmät eriteltynä
- Kappalemäärät tai muut mittayksiköt
- Yksikkökohtainen hankintahinta
- Yhteisarvo tuotteittain tai tuoteryhmittäin
- Varaston kokonaisarvo yhteensä
- Mahdolliset huomiot arvonalennuksista tai pilaantuneista eristä
Laskelma voidaan toimittaa esimerkiksi Excel-tiedostona tai PDF-muodossa sen mukaan, mitä tilitoimistosi kanssa on sovittu. Jos yrityksesi käyttää sähköistä taloushallinnon ohjelmistoa, kuten Netvisoria tai Lemonsoftia, varastokirjanpito voi olla mahdollista viedä suoraan järjestelmästä. Kysy kirjanpitäjältäsi, mikä toimintatapa sopii parhaiten teidän prosessiinne.
Inventaariolaskelma on osa sitä aineistoa, jonka toimitat tilitoimistolle tilinpäätöstä varten. Mitä selkeämmin se on laadittu, sitä sujuvammin tilinpäätös etenee.
Jos inventaario tuntuu epäselvältä tai haluat varmistaa, että teet sen oikein, Vidensin asiantuntijat auttavat mielellään. Ota yhteyttä ja sovitaan, miten voimme tukea yrityksesi tilinpäätösvalmisteluja.
Aiheeseen liittyvät artikkelit
- Tilitoimisto Joensuussa – kattava opas yrittäjälle
- Joulun verovähennykset yritykselle – mitä työnantaja voi vähentää verotuksessa
- Mitä kaikkea yrityksen taloushallintoon kuuluu?
Tämä sisältö on luotu tekoälyn avulla, ja se voi sisältää virheitä.